Context Cards
Een set kaarten die je kunt gebruiken als visuele leidraad bij complexe samenwerkingen.
Als je aan projecten werkt waar meerdere stakeholders bij betrokken zijn, heb je waarschijnlijk al ervaren hoe complex zo’n samenwerking kan zijn. Verschillende experts met verschillende expertises en met heel verschillende ideeën, maar de gemeenschappelijke visie ontbreekt nog... Klinkt dit je bekend in de oren?
Wij komen deze situatie ook weleens tegen en we hebben een manier gevonden om dit proces van samenwerking soepeler en efficiënter te laten verlopen.
We hebben een set visuele kaarten ontworpen om met deze complexiteit om te gaan: onze context cards. Door visuele elementen te bieden ter ondersteuning van de communicatie, is het voor alle betrokken partijen makkelijker om waardevolle inzichten te delen en gefundeerde beslissingen te nemen.
De set bevat verschillende categorieën (mensen, objecten, mobiliteit/plaatsen en communicatie) die je helpen een gemeenschappelijke taal te vinden met je klanten, gebruikers en belanghebbenden.
Wanneer gebruik je de Context Cards?
De kaarten zijn zeer flexibel inzetbaar en kunnen met verschillende doelen in gedachten worden gebruikt. Hoe we ze gebruiken verschilt van project tot project:
Om complexe ecosystemen te begrijpen en de context van een project of scenario te visualiseren.
Om grenzen te stellen en de focus van een project te bepalen.
Om betere, snellere en gefundeerde beslissingen te nemen die rekening houden met alle elementen van het systeem.
Enkele concrete voorbeelden:
We brachten het hele proces in kaart van alle stakeholders die betrokken zijn bij het aanvragen van studietoelagen.
We ontwierpen de ideale user journey van een digitale dienst die bladmuziek aanbiedt, voor de Belgische start-up NeoScores.
We visualiseerden de service blueprint van een online leertool voor VDAB (de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling).
We gebruikten ze ook al als prototyping tool tijdens workshops en hackathons (GovJam, Service Jam, Hack the Future, ...).
Carrousel
Enkele tips voor het gebruik van de Context Cards
Er is geen vaste manier om de contextkaarten te gebruiken: je kunt de methodologie en de manier waarop je ze gebruikt aanpassen aan je doel of gewenste resultaat, hoe groot de groep is waarmee je werkt, hoeveel tijd je hebt...
Vanuit onze ervaring hebben we gemerkt dat we de oefeningen vaak op een vergelijkbare manier benaderen. Hieronder zie je de stappen die wij volgen, en enkele tips die je kunt toepassen om het proces soepel te laten verlopen:
1. Het kader bepalen
Het eerste wat je moet doen is bepalen wat het doel van deze oefening is: wat wil je eruit halen? Dit kunnen veel verschillende dingen zijn, zoals deze voorbeelden uit onze eigen ervaring laten zien:
Je wilt een overzicht krijgen van de stakeholders en het team dat betrokken is bij een project en bepalen wie betrokken zal zijn bij elke fase van het project.
Je wilt de context begrijpen van het product of de dienst die je ontwerpt of onderzoekt, door alle gebruikers in kaart te brengen, zoals je eerstelijns- en backofficemedewerkers.
Je wilt problemen identificeren in de as-is situatie van de dienst die je onderzoekt, en je gebruikt de kaarten om de gebruikerservaring chronologisch in kaart te brengen: welke interacties hebben klanten met je dienst, met wie komen ze in contact, hoe ervaren ze dit etc...
Zoals je ziet, zijn er oneindig veel mogelijkheden! Als je eenmaal weet wat je met deze oefening wilt leren, kun je een template of framework maken om je kaarten te structureren. Dit zal je helpen om tijdens de oefening structuur aan te brengen in je gedachten, in plaats van de kaarten op een leeg canvas te leggen.
2. Verzamel individuele input
Laat elke deelnemer in de eerste paar minuten individueel zijn kaarten kiezen. Dit geeft iedereen de gelegenheid om na te denken over hun kaarten en hun bestaande kennis, voordat ze beginnen met het samenvoegen van dingen.
Vraag de deelnemers om de betekenis per illustratie op elke kaart te schrijven. Dezelfde kaart kan verschillende betekenissen hebben voor verschillende deelnemers, dus dit helpt bij het creëren van een gemeenschappelijke taal binnen de groep (en bij het onthouden van de discussie later!).
Laat alle deelnemers om de beurt de kaarten die ze hebben gekozen uitleggen en op het sjabloon leggen. Het is niet erg als meerdere mensen dezelfde concepten of dezelfde kaarten hebben, we lossen dit op in de volgende stap.
3. Clusteren en organiseren
In deze stap cluster je alle kaarten die dezelfde betekenis hebben of hetzelfde concept vertegenwoordigen en herschik je de kaarten op de template op een manier die het best de structuur van het project of de organisatie weergeeft. Het is belangrijk om dit als groep te doen, omdat elke deelnemer een expert is op een ander gebied en ieders inbreng nodig is om het grotere geheel goed te krijgen.
Wees ook niet bang om op het sjabloon te schrijven! Voeg verbanden toe tussen de belanghebbenden, interacties, stromen, of maak verschillende onderverdelingen voor de verschillende belanghebbenden of groepen kaarten. Doe wat het beste bij jullie situatie past.
4. Documenteer de resultaten
Als je klaar bent met de oefening, vergeet dan niet om een foto te maken van het resultaat (en zorg ervoor dat alles leesbaar is!). Het is ook handig om de kaarten op de template te tapen en deze bij de hand te houden voor het geval je iets moet raadplegen of bijwerken in latere stappen van het project.
En wat te doen na de oefening? Je kunt de resultaten van de sessie verwerken in een presentatie, er conclusies en volgende stappen uittrekken en deze delen met alle stakeholders.
Download de Context Cards
Call To Action
Als je de Context Cards zelf wil uitproberen en gebruiken in je eigen projecten, kun je hier gratis een printbare versie van de kaarten downloaden. (We stellen je alleen een paar vragen in ruil 🙃).