Wat is future scaping en hoe kan het helpen?
Onderweg zullen er uitdagingen en kansen opduiken, waardoor je moet nadenken over je manier van werken en waardoor je soms zelfs je poolster in vraag moet stellen. Een verandering in de organisatiestrategie kan voor veel medewerkers soms zeer plotseling en top-down aanvoelen. Ze kunnen zich afvragen: "Waarom is het nodig om te veranderen?" Wij geloven dat future scaping dan gebruikt kan worden om betrokkenheid op te bouwen. Future scaping omvat zowel future thinking als future prototyping. Future thinking (ook wel: toekomstgericht denken) is als een spier die je als team en organisatie kunt trainen: welke woorden gebruiken we om de toekomst te verkennen? Future prototyping is het vertalen van dit hypothetische denken naar een tastbare vorm om het abstracte concreet te maken.
Future scaping is het gebruik van bewijs en verhalen/storytelling om te ontdekken wat er in het verschiet zou kunnen liggen2. We zien tekenen van verandering (trends) en maken gefundeerde projecties. We kunnen dan kijken naar waarschijnlijke, plausibele en mogelijke toekomstscenario's 3. Waarschijnlijke toekomstvoorspellingen hebben de grootste kans om uit te komen, plausibele voorspellingen zijn iets minder zeker maar zouden kunnen gebeuren. Mogelijke voorspellingen zijn de breedste categorie en beschrijven alle mogelijkheden voor de toekomst. Deze scenario's zetten aan tot gesprekken in je organisaties over wat wel of niet wenselijk is en kunnen zelfs inspireren tot (gewenste of noodzakelijke) gedragsveranderingen.
Iedereen die voor een organisatie werkt, weet dat er ergens een document of presentatie bestaat met daarin de kernwaarden, missie en visie van het bedrijf. Maar dit betekent niet automatisch dat mensen zich betrokken voelen bij dat verhaal. Bovendien behoort het verkennen van mogelijke toekomstscenario’s voor de meeste mensen niet bepaald tot onze dagelijkse verantwoordelijkheden. Iemand anders volgt vast wel opkomende trends op en bestudeert de impact op onze organisatie, toch? Meestal is toekomstverkenning geen duidelijk toegewezen verantwoordelijkheid of rol. En dat zou het ook niet moeten zijn: wat ons betreft zou het een gedeelde verantwoordelijkheid en cultuur moeten zijn. Dus hoe zorg je ervoor dat toekomstgericht denken wordt gedeeld, in de praktijk wordt gebracht en door de hele organisatie wordt uitgedragen?
Ten eerste is het belangrijk om te begrijpen wie je doelgroep is, zowel intern als extern. Wie wil je aan boord hebben voor je toekomstvisie? Het verkennen van mogelijke toekomstscenario’s moet een inclusief proces zijn, waaraan iedereen kan deelnemen. Op deze manier kan iedereen bijdragen om een betere toekomst mee vorm te geven. Je kunt bijvoorbeeld cruciale partners of zelfs eindgebruikers uitnodigen in dit proces.
Vervolgens kun je beginnen met het maken van toekomstgerichte prototypes met deze doelgroepen. Wij definiëren prototyping als de activiteit om vroeg in het proces, snel en iteratief, een tastbare versie van een idee te maken om het te testen met de doelgroep(en). We kunnen prototyping niet alleen toepassen op nieuwe diensten of digitale producten, maar ook op toekomstscenario’s of toekomstvisies. Deze prototypes kunnen in verschillende vormen bestaan: een dystopische video (denk aan Black Mirror) of een immersieve installatie die je volledig onderdompelt in het toekomstscenario. Hoe kunnen we onze toekomstvisie op een co-creatieve manier tastbaar maken, evalueren en herhalen?
Methodes om de toekomst tastbaar te maken.
Er zijn een aantal toekomstgerichte methodes die je kunt gebruiken om prototypes te maken. We geven je inzicht in een selectie van de technieken die vandaag de dag worden gebruikt en geven een aantal concrete voorbeelden. Vaak kun je een combinatie van onderstaande methodes gebruiken. Toekomstgerichte prototypes moeten immers passen bij je organisatie en bij de specifieke doelen van je project.
We zullen eerst de bredere praktijk van speculatief ontwerp (soms ook ‘speculative design’ genoemd) definiëren voordat we twee specifieke toepassingen toelichten: toekomstscenario's en fysieke en immersieve installaties. Een methode om de toekomst te verkennen is het gebruik van toekomstscenario's. Deze methode heeft een duidelijk gedefinieerd proces en is daarom ook geschikt voor beginners. Het gebruik van fysieke en immersieve installaties heeft een grotere impact, maar kan uitdagender zijn om uit te voeren. Er is ook geen vastomlijnd proces om deze installaties te creëren, waardoor de drempel om dit te gebruiken hoger is. Aan het einde van dit blok bespreken we nog hoe experimenten kunnen helpen om de verkenning van toekomstscenario’s te verankeren in de manier waarop je vandaag werkt.
Speculatief ontwerp: de toekomst verkennen door design
Kort gezegd, beantwoordt speculatief ontwerp de vraag "Wat als dingen anders waren?” 4. Speculatief ontwerp helpt ons om een voorstelling te maken bij de impact van toekomstgerichte strategieën en acties van onze organisatie. Speculatief ontwerp wil de dialoog bevorderen zodat werknemers mogelijke nieuwe waarden en gedrag verkennen.
Klinkt dit nog steeds wat te abstract? Je kunt een voorbeeld van speculatief ontwerp 5 bekijken in deze video van Superflux, een ontwerpstudio en onderzoekslab. In dit project onderzoeken ze de frictie tussen een oudere man die alleen woont en ondersteunende technologie.
Beelden uit de video Uninvited Guests van Superflux over de rol van technologie bij het ouder worden
Na het zien van de video wil je meteen discussiëren over ouder worden in een wereld die steeds technologischer wordt. Zijn de producten nuttig? En voor wie: de oudere man of zijn naasten? Als je als organisatie werkt aan ondersteunende technologie, is het belangrijk dat je jezelf afvraagt: wat zijn de onbedoelde gevolgen van onze producten?
Speculatief ontwerp kan helpen om nuance aan te brengen in de visie van onze organisatie, omdat niemand de toekomst kan voorspellen. Sommige termen in speculatief design worden door elkaar gebruikt; bijvoorbeeld designfictie of kritisch design (ook bekend onder de Engelse termen ‘design fiction’ en ‘critical design’). Maar semantiek mag nooit de focus zijn, wat telt is de impact van deze toekomstgerichte methoden. Dat gezegd hebbende, zien we vandaag de dag nog steeds uitdagingen om het meer te integreren in de manier van werken van organisaties.
Toekomstscenario's: een laagdrempelige methode met een duidelijk gedefinieerd proces
Op basis van je "wat-als-vragen" kun je toekomstscenario's opstellen. Deze toekomstscenario's helpen om veerkrachtig om te gaan met onzekerheid. Het is een hulpmiddel om een gewenste dienstverlening op een klantgerichte manier vorm te geven, om een toekomstvisie te inspireren, om draagvlak te creëren binnen de organisatie en vooral om acties op korte termijn te bepalen.
Je kunt dit interactieve, geanimeerde voorbeeld van toekomstscenario's bekijken dat IDEO maakte voor JAXA, een Japans lucht- en ruimtevaartbedrijf. De wat-als-vraag waar ze aan werkten was: "De snelheid en omvang van de veranderingen in onze wereld zijn ongekend. Naarmate meer mensen naar steden verhuizen, wordt ons leven beïnvloed door problemen veroorzaakt door deze verstedelijking. Voorbeelden van deze problemen zijn vervuiling, verkeersopstoppingen, ontvolking van plattelandsgebieden en een tekort aan hulpbronnen en energie. Wat als we de lucht zouden kunnen gebruiken om alternatieve oplossingen te bieden voor deze problemen, door meer ruimte te creëren voor wonen en vervoer? Welke spannende toekomst staat ons te wachten?” 6
Zoals je ziet, kan een "wat-als-vraag" beginnen met het geven van achtergrondinformatie en het introduceren van trends die het toekomstscenario inspireren.
Ze onderzochten meerdere mogelijkheden en schreven een scenario vanuit het gezichtspunt van een specifieke persoon. Dit resulteerde in 4 scenario's rond 4 belangrijke kansen: leefbare steden, naadloze mobiliteit, duurzame hulpbronnen en veilige gemeenschappen.
Scenario voor duurzame bronnen: Hoe kunnen we de hemel benutten als bron voor herbruikbare energie en economische groei?
Dit zijn de drie stappen om zulke toekomstscenario's op te stellen:
Samen prioriteren jullie trends of evoluties met een grote impact op de organisatie.
We visualiseren deze vanuit het perspectief van jouw doelgroepen en medewerkers.
We bepalen mogelijke acties en bekijken hoe je die permanent kunt evalueren.
De Europese Commissie publiceert rapporten over strategische inzichten, die je trendanalyse kunnen ondersteunen 7. Hoewel speculatief ontwerp en toekomstscenario's snel politiek gemotiveerd kunnen aanvoelen, zien we overheden deze technieken gebruiken, zowel in België als in het buitenland (bijvoorbeeld in het Verenigd Koninkrijk 2).
Knight Moves faciliteerde een oefening met toekomstscenario’s voor RSZ (de Belgische Rijksdienst voor Sociale Zekerheid). Eerst keken we naar opkomende trends die een impact hebben op sociale rechten en plichten, we prioriteerden ze met een diverse groep van stakeholders, vertaalden ze in scenario's en zochten naar mogelijke acties, verdeeld over drie workshops.
Workshop bij RSZ om de eerste versie van onze toekomstscenario's te beoordelen en te verbeteren.
Hieronder vind je een voorbeeld van een scenario voor RSZ: het verhaal van Billie in de platformeconomie.
Een toekomstscenario in drie stappen, waarin de voortzetting van de platformeconomie en de mogelijke impact ervan op de sociale rechten van Billie worden onderzocht.
We hebben onze personages zorgvuldig gekozen en zorgden voor een mix van variabelen: situatie (pensioen, werkloosheid, samenwonen, carrière starten), sociale en persoonlijke middelen (opleiding, sociaal netwerk, financiële middelen), digitale vaardigheden en vertrouwen in de overheid.
De scenario's worden gebruikt om toekomstgerichte strategieën voor producten en diensten te testen op hun veerkracht. Als er iets gebeurt, kan deze dienst dan nog draaien? En zo niet, wat kunnen we eraan doen? 8
Fysieke en immersieve installaties: grote impact maar hogere drempel
Er zijn tal van voorbeelden van fysieke installaties die erop gericht zijn een doelgroep onder te dompelen in een mogelijke toekomst. Je kunt gebruik maken van video, audio, fysieke voorwerpen, ruimtelijk ontwerp, digitale prototypes, rollenspellen...
We raakten geïnspireerd na het zien van de tentoonstelling Sharing Futures in het Design Museum in Kopenhagen 9 en besloten om fysieke en immersieve installaties te verkennen om draagvlak en enthousiasme op te bouwen bij de werknemers van RSZ voor de nieuwe digitale strategie van hun organisatie.
We creëerden een fysieke installatie om RSZ te helpen hun toekomstvisie onder medewerkers te verspreiden. Door het gebruik van storytelling en een interactief prototype wilden we een ervaring creëren die de boodschap actief overbrengt en het publiek aanspreekt. In de komende maanden zullen deze prototypes worden gebruikt voor een expositie in de kantoren van RSZ, om gesprekken tussen medewerkers op gang te brengen.
Onderdelen van de fysieke installatie voor RSZ om draagvlak te creëren voor hun nieuwe digitale strategie.
Experimenten: de toekomst verankeren in vandaag
In het bovengenoemde fysieke installatieproject voor RSZ tonen we ook een klikbaar prototype van een toekomstige digitale ervaring. Dit prototype is gemaakt om de wenselijkheid van een langetermijnoplossing te evalueren en zal dienen om een dialoog met belangrijke partners op gang te brengen om buy-in te krijgen voor de ontwikkeling ervan. Een prototype maken van een oplossing die (nog) niet haalbaar is, vereist goede communicatie en het zorgvuldig managen van de verwachtingen van belanghebbenden.
Wij geloven dat het belangrijk is om je toekomstige prototypes te koppelen aan tastbare ervaringen en experimenten. Probeer je meest riskante aannames te identificeren om proof of concepts of experimenten op te zetten. Na elk experiment kun je beslissen om door te gaan met een bepaald idee, een andere weg in te slaan of het experiment opnieuw te doen.10 Wanneer wij experimenten opzetten passen we het “Testing Business Ideas framework” van Bland en Osterwalder (2019)11 toe. Samen bepalen we de omvang van het experiment: kosten, opzet en looptijd, maar ook de bewijskracht.
We hielpen Resengo, een hulpprogramma voor restaurantreserveringen, om een nieuwe waardepropositie te evalueren. Door focusgroepen met klanten uit te voeren, proioriteerden we de functionaliteiten voor zowel kritische als recreatieve gebruikers. Dit hielp Resengo bij het uitstippelen van hun roadmap. Op basis van de learnings uit experimenten kun je beter geïnformeerde discussies voeren over de toekomst met diverse teams – en nog belangrijker, verder gaan dan alleen speculeren.
