Muntpunt is een ervaringsbibliotheek in hartje Brussel. Naast een traditionele bibliotheek, is het een plek die Brusselaars verbindt met de buurt. Een rol die ze invullen door heel wat activiteiten en evenementen te organiseren. Daarnaast vind je in het gebouw een brede waaier aan informatie over de stad.

Muntpunt is een Vlaamse bibliotheek, maar wilt benadrukken dat ze een open huis zijn en iedereen verwelkomen: van cultuurleek tot cultuurfanaat.

Traditioneel piekt het bezoekersaantal tijdens de examenperiodes. Heel wat scholieren en studenten trekken dan naar de bibliotheek om te studeren. Het reserveringssysteem is echter verouderd, waardoor bezoekers maar een beperkt aantal studieplekken kunnen reserveren. De overige plekken zijn voor wie als eerste toekomt.

Die regeling voldoet niet meer voor het Muntpuntteam en Knight Moves kreeg de uitdaging om een beter en uitgebreider systeem te ontwerpen.

De studieplekken in de Muntpunt bibliotheek.

Carrousel

Onze eerste stap was een observatiedag. We leerden Muntpunt beter kennen door verschillende medewerkers te volgen tijdens hun dagtaken. Daarna interviewden we hen over hun werkroutines, wat een duidelijk beeld gaf van de algemene organisatie tijdens de drukke examenperiodes. Na die eerste verkenning, hielden we diepte-interviews om het algemene beeld in te vullen met details. We bevroegen uiteenlopende profielen: van stewards en vloermanagers tot het communicatieteam.

Daarnaast was het noodzakelijk om de ervaring van de bibliotheekbezoekers in kaart te brengen. We lanceerden een online survey waarin we peilden naar de tevredenheid over het reserveringssysteem. Zo verzamelden we een berg kwalitatieve en kwantitatieve inzichten – de ideale voedingsbodem om een gloednieuw concept te bedenken.

Het nieuwe reserveringssysteem moet tegemoetkomen aan de noden van de verschillende doelgroepen. Denk maar aan studenten, gewone bezoekers, stewards en Muntpuntmedewerkers.

Knight Moves stelde verschillende compatibele designoplossingen voor – gebaseerd op 3 onderdelen: het reserveringssysteem zelf, de communicatie over dat systeem, en de implementatie ervan in de complexe bibliotheekstructuur. Het Muntpuntteam krijgt daardoor de keuze uit verschillende oplossingen en kan zelf de beste combinatie samenstellen.

In de volgende fase maken we een prototype om de oplossingen te testen op een kleine schaal. Door niet meteen het volledige concept te implementeren in de organisatie, maar stapsgewijs te werken, kunnen we tot de ideale oplossing komen.